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职场人士必备的电话礼仪(职场中的电话礼仪)

紫金社区网1年前 (2021-01-29)教育41

在日常办公过程中,电话沟通是较为常见的职场联络方式。在电话沟通的过程中,对方能够通过你的语气和状态对你个人的性格及人品进行判断,因此职场电话礼仪也是职场礼仪的一部分。我们在进行电话沟通时都应该做到以下几点:

打好草稿

电话的特点是及时性强,承载的信息量少,在打电话前应该先想清楚自己要说什么,如何称呼对方、怎样表达自己的意思,使用什么样的语气进行沟通,措辞有哪些要注意的,如果要说的事情较多,可以把具体需要沟通的点写在纸上,看着提纲进行沟通。

把握好通话时间

职场电话沟通不是和闺蜜间的闲谈,因此应该有效把控总时长,一般的电话最好控制在三分钟之内,多人间的电话会议沟通也尽量控制在10分钟内。电话沟通的时间越长,对方的注意力会越难集中,沟通的效率也会降低。

开场白要注意

在职场中进行电话沟通时,需要接通后先确认对方身份,如“请问您是XX老师/经理吗?”,询问对方时间是否方便,然后再用一句话介绍自己,如“我是XX公司的XXX”,再开始进行需要沟通的具体内容。

挑对通话时机

如果电话沟通的内容是和对方的工作相关的,那么最好挑对方在上班的时间来打。如果电话沟通的内容是和对方的生活相关的,那么最好挑对方下班的时间来打。同时,如果不是特别急的事情,在打电话时应该避开吃饭和休息的时间。

挂电话前要总结确认

在电话沟通时,可以用纸笔把沟通的内容全部记录下来,等到沟通接近尾声时,再把这些要点全部总结提炼一下,和对方一一核对,以免自己或对方漏掉某些内容。同时,如果有些内容不能在电话中决定,那么则要和对方约定好最晚确认的时间。

其他职场电话礼仪

在电话沟通中,还需要注意不能打断对方讲话,不论他讲的对不对,让对方把话讲完是最基本的尊重。同时,在沟通中也要注意回应,适时地表示:好的/可以/没问题,不要一直沉默。在自己讲完后,还需要询问对方的意见,不要只顾自说自话。

最后,如果是在办公室中需要与他人进行长时间的电话沟通时,可以去无人的小会议室,或者是人少的走廊、茶水间等地方;如果只能在自己的座位上,那么最好是戴着耳机,用较小的音量进行电话沟通,避免打扰到坐在自己周围的同事,这也是职场电话礼仪中的一部分哦。

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